在知识产权领域，特别是在专利申请过程中，实质审查费是申请人向专利局缴纳的一项重要费用，用于对专利申请进行深入的实质审查，并非所有情况下缴纳的实审费都是不可退还的，根据现行的专利法律法规和专利局的相关规定，在某些特定情况下，已缴纳的实质审查费是可以退还给申请人的，以下是详细的退费条件和流程：
1、未进入实审阶段的退费
专利申请撤回或视为撤回：如果专利申请被视为撤回或者申请人主动撤回了专利申请声明，并且在专利局发出发明专利申请进入实质审查阶段通知书之前，那么已经缴纳的实质审查费是可以退还的。
未进入实质审查：如果专利申请还未进入到实质审查阶段，申请人有权提出退款请求，这种情况下，应书面提出请求并说明理由，同时附上相应的证明材料。
2、特殊情况下的退费
专利权终止或无效：在专利权终止或者宣告专利权全部无效的决定公告后，如果缴纳了年费，这部分费用也是可以退还的。
符合公告规定的情况：如果已经进入实质审查阶段，但出现了《关于停征和调整部分专利收费的公告（第272号）》中所指定的情况，申请人可以申请退款。
3、退款流程和要求
书面申请：需要以书面形式向专利局提交退款请求，并说明退款的理由。
证明材料：附上相关的证明材料，如专利申请撤回的证明、费用缴纳凭证等。
详细信息：退款请求中应当注明申请号（或专利号）和要求退款的款项信息，如票据号、费用金额等。
4、部分退费的情况
多缴、重缴或错缴：如果实质审查费属于多缴、重缴或错缴的情况，根据《专利审查指南》的规定，这部分费用是可以全额或部分退还的。
在处理实质审查费退款的事宜时，申请人应当仔细阅读专利局的相关规定，确保自己的请求符合退款条件，并按照专利局的要求准备相应的材料和文件，申请人还应注意保持与专利局的良好沟通，以便及时了解退款进度和结果，在实际操作中，建议申请人咨询专业的知识产权律师或代理人，以确保退款流程顺利进行，避免不必要的损失。
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